Kurumsal mailler neden spam'e düşüyor?

Üç kimlik ayarı, sade dille

• SPF: "Bu alan adı adına hangi sunucular mail gönderebilir?" listesi. DNS'te tek bir TXT kaydıdır.
• DKIM: Giden her maile eklenen dijital imza; mailin yolda değiştirilmediğini ve gerçekten sizden geldiğini gösterir.
• DMARC: SPF ve DKIM'den geçemeyen maillerle ne yapılacağını söyler (izle, karantinaya al, reddet) ve size rapor gönderir.

Neden artık şart?

Google ve Yahoo 2024'ten, Microsoft 2025'ten beri toplu mail gönderenlerden SPF, DKIM ve DMARC'ın üçünü birden istiyor; bütün göndericilerden de en azından SPF veya DKIM bekleniyor. Az mail gönderen şirketlerde bile bu ayarlar eksikse mailler spam'e düşebiliyor ya da hiç ulaşmıyor.

Kontrol listesi

1. Tek SPF kaydı: DNS'te iki ayrı SPF kaydı varsa ikisi de geçersiz sayılır. Google Workspace için tipik kayıt v=spf1 include:_spf.google.com ~all şeklindedir; web sitesi formu, e-fatura veya toplu mail servisi gibi başka gönderenler de kayda eklenmelidir.
2. DKIM açık mı? Google Workspace'te Yönetici Konsolu'ndan anahtar üretilip DNS'e eklenir; Microsoft 365'te güvenlik (Defender) portalından etkinleştirilir.
3. DMARC kaydı: _dmarc adında bir TXT kaydı. Önce p=none ile başlayıp gelen raporları izleyin, bütün meşru gönderenler doğrulandıktan sonra p=quarantine'e geçin.
4. Web sitesi formları: Formlar kendi alan adınızdan ve kimlik doğrulamalı SMTP ile mail göndermelidir.
5. Kara liste: Alan adınızın veya IP adresinizin kara listede olup olmadığını ücretsiz kontrol araçlarıyla görün.

İçerik de önemli, ama ikinci sırada

Tek bir görselden oluşan mailler, kısaltılmış bağlantılar, çok büyük ekler ve büyük harfle yazılmış "ACİL", "ÜCRETSİZ" gibi konu satırları spam puanını yükseltir. Teklifleri PDF olarak eklemek ve imzada gerçek iletişim bilgilerini vermek güveni artırır.